Empresas estão intensificando o recadastramento de clientes, fornecedores e produtos devido às mudanças impostas pela reforma tributária. A atualização de dados, que pode ter sido solicitada recentemente pelas companhias, visa garantir conformidade fiscal diante das novas regras previstas para entrar em vigor em 2026.

Transição para o novo modelo tributário

De acordo com especialistas ouvidos pelo portal G1, a adoção do novo sistema de tributação do consumo trará alterações profundas. Caso empresas não revisem suas informações fiscais, poderão enfrentar cobranças indevidas, autuações e limitações no uso de créditos.

Na avaliação de tributarista ouvido pela reportagem, a revisão de cadastros passa a ser um dos pontos mais críticos dessa transição.

A lógica de incidência dos tributos sobre o consumo será alterada, e o domicílio fiscal do comprador [do produto ou serviço] passará a ser decisivo para definir a alíquota aplicável e para garantir a correta distribuição da receita entre estados e municípios. – Wendell R. dos Santos, tributarista

Atualmente, os impostos são recolhidos no local de origem da mercadoria ou serviço. Com a reforma, a cobrança será feita no destino — onde ocorre o consumo.

Novo cenário fiscal: o papel do endereço

O modelo dual do Imposto sobre Valor Agregado (IVA) proposto prevê que ICMS, ISS, PIS e Cofins serão substituídos por dois tributos: o Imposto sobre Bens e Serviços (IBS), sob gestão de estados e municípios, e a Contribuição sobre Bens e Serviços (CBS), de competência federal. Assim, as empresas deverão oferecer informações detalhadas sobre a localização dos clientes em seus documentos fiscais eletrônicos a partir do próximo ano — incluindo endereço e código do município.

Ou seja, esse cadastro dos clientes deixa de ser apenas uma ferramenta comercial e se torna um elemento indispensável para a conformidade fiscal da empresa no novo sistema. – Rayan Felipe Sartori, advogado tributarista

Empresas podem solicitar atualização de endereço devido à reforma tributária, mas não há exigência de outros dados como RG, CPF, data de nascimento ou informações sensíveis.

Revisão cadastral vai além dos clientes

A atualização não se limita ao cadastro de clientes. Abrange também fornecedores, produtos, serviços e estabelecimentos. No caso de fornecedores, é necessário verificar o regime tributário para assegurar o correto aproveitamento de créditos e evitar problemas nas notas fiscais.

Quanto a produtos e serviços, a empresa precisará atualizar classificações fiscais — Nomenclatura Comum do Mercosul (NCM) e Nomenclatura Brasileira de Serviços (NBS) — e vincular os itens a novos códigos tributários. Isso determinará a alíquota aplicada e a aplicação do Imposto Seletivo, criado para itens que afetam saúde ou meio ambiente.

Já cada estabelecimento — matriz, filial ou centro de distribuição — deve ser corretamente identificado, incluindo o código do município (IBGE) e o novo CNPJ alfanumérico, previsto a partir do próximo ano.

Gestão de dados torna-se estratégica

Especialistas ressaltam que a revisão cadastral, antes vista como tarefa operacional, agora assume caráter estratégico para a conformidade tributária. A integração entre áreas como compras, fiscal e TI é fundamental para garantir consistência dos dados em todo o processo.

A integração entre as áreas de compras, fiscal e TI [tecnologia da informação] é fundamental — as informações precisam ser consistentes desde a cotação até a emissão da nota fiscal. – Morvan Meirelles Costa Junior, tributarista

Inconsistências ou falhas cadastrais podem gerar impactos tributários relevantes, como cobrança incorreta de alíquotas, autuações e até o comprometimento do crédito ao longo da cadeia produtiva.

Entre os principais riscos apontados estão: aplicação incorreta de alíquotas devido a erros no código do município, possibilidade de autuações e penalidades por informações imprecisas, e comprometimento do crédito tributário, afetando o princípio da não cumulatividade e elevando os custos das operações.